Cómo organizar una videoconferencia exitosa con un cliente

En un mundo globalizado totalmente conectado, las videoconferencias llevan tiempo siendo un recurso imprescindible dentro de las empresas. Desde los últimos meses han sido un aliado para las inmobiliarias a la hora de realizar el trabajo diario. Por ello hoy te contamos cómo organizar una videoconferencia con un cliente.

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Cómo organizar una videoconferenica con un cliente
Trabajar mediante videoconferencia se ha convertido en algo necesario en los últimos meses

Puedes leer nuestro artículo sobre herramientas para trabajar en remoto para ver el resto de opciones, además de las videoconferencias, que dispone una inmobiliaria en su trabajo no presencial.

¿Por qué videoconferencia?

En esta época hemos aprendido a usar más que nunca las videoconferencias, de hecho la lista de usos de las videoconferencias ha sido y es muy extensa: reuniones con clientes, visitas virtuales, reuniones de trabajo, encuentros en nuestro ámbito personal, meet ups, webinars, clases…

Pero antes que nada: ¿cuáles son las ventajas de hacer videoconferencia?

  • Ahorro de tiempo. Ninguno de los asistentes tiene que desplazarse y la reunión comienza rápidamente en el momento en el que todos se ponen delante del ordenador.
  • Evita distracciones: es más fácil concentrar la atención en los temas principales, ya que el formato no permite divagar mucho ni irse por las ramas.
  • Facilita la participación de personas que en otras circunstancias jamás podrían hacerlo, como líderes de opinión o personas expertas en un tema.

Buenas prácticas durante la llamada

Ya conocemos las ventajas, y ahora llega el momento de la verdad, hacer una videoconferencia, pero: ¿cómo muestras tu mejor perfil en una videoconferencia?

Podemos pensar que es tan sencillo como darle al botón de aceptar llamada y empezar, pero hay una serie de recomendaciones a tener en cuenta a la hora de encender nuestra cámara:

 Mantén una postura correcta: no estás hablando por teléfono

El funcionamiento de una videoconferencia no es como el de una llamada de audio. Aunque no intervengas todo el rato sí que vas a estar a la vista del resto de participantes, por lo que tienes que mantener una actitud correcta todo el rato. Dependiendo del tipo de llamada que estés realizando la actitud podrá ser más o menos despreocupada, pero recuerda mantener siempre un lenguaje corporal adecuado a la situación en la que te encuentres.

Busca un lugar tranquilo y poco transitado

Si estás en la oficina, busca una sala a ser posible individual, donde tengas espacio y puedas hablar sin molestar a nadie y sin que te molesten. Si estás en casa busca siempre el espacio más neutro que puedas y en el que no vayas a tener interrupciones. Recuerda que el fondo va a influir mucho en cómo perciben los demás tu presencia. Busca siempre lugares con paredes neutras, que se vean como un entorno profesional o, al menos, sin estridencias que distraigan a quien te observa a través de la cámara. Dentro de lo posible, elige un entorno parecido al que usarías para tener una reunión presencial. Por ejemplo, nunca estarías en una reunión con una tele encendida detrás, o con un poster de un grupo de música.

Buena conexión a internet

Asegúrate de que tienes buena conexión a internet y de que tienes la versión más actualizada de la plataforma que vayas a usar. Esto es muy importante para evitar comenzar la reunión a tiempo y, una vez comenzada, que no se vea interrumpida por esos incómodos cortes y planos congelados que todos hemos experimentado alguna vez.

Buena iluminación

Una buena iluminación también es importante. Dado que se produce un contacto cara a cara, aunque sea a través de una cámara, es importante que se te vea bien. Evita luces muy potentes justo encima de tu cabeza, pues tus compañeros solo verán un resplandor blanco y no tu cara. Lo mismo se aplica para grandes focos de luz detrás de ti, pues crearás los tan indeseados contraluces que hacen que no se vea nada más que una mancha oscura.

El uso de cascos

Siempre que el espacio te lo permita, es mejor no usarlos, pues se ve más profesional una persona sin auriculares (en una reunión presencial nadie los llevaría). Aquí entra en juego tener tu equipo a punto para poder gozar de la mejor calidad de sonido posible y así evitar los auriculares. Para ello, prueba siempre tu micro y salidas de audio antes de comenzar la videoconferencia. Sin embargo, si te conectas desde un espacio compartido, el uso de auriculares es casi imprescindible, así como controlar tu nivel de voz.

App Citas Witei

La nueva App de Citas de Witei te permite crear eventos mostrando la disponibilidad de tu agenda. Eventos que podrás enviar a tus clientes mediante email, sms, o publicándolos en las redes sociales. Tu cliente te reservará citas y te dirá el motiva de la misma. ¡Llevarás un total control de tu agenda! Y podrás establecer la cita con el cliente y realizar la reunión por videoconferencia.

Y además ¡Es totalmente gratis! La puedes instalar totalmente gratis si tienes una cuenta gratuita en Witei.

Una vez tienes tu Cuenta Gratuita debes dirigirte Aplicaciones> Tienda> App de Citas y empieza a llevar un mayor control de tu agenda inmobiliaria.

Y para crear tu primer evento debes seguir estos pasos:

1-Crea un evento. Puede ser para hacer visitas, atención personalizada, reuniones, asesoría… ¡Tú decides!

Prueba la nueva App de Citas de Witei

2-Define tu horario de disponibilidad, ¡con la máxima flexibilidad! Usa tu enlace único para compartirlo con tus clientes y compañeros:

La nueva App de Citas ayudará a organizar tu agenda.

3-Puedes enviarlo a través de las redes sociales, en la firma de tus correos, en una sección específica de tu página web…

Trabaja de manera más organizada usando la nueva App de Citas de Witei.

¡No esperes más! Instala hoy la herramienta de citas que revolucionará tu agenda inmobiliaria. Instala hoy la App de Citas de Witei.

Programas para videoconferencia

Te hago una lista de programas que puedes usar a la hora de realizar tu videoconferencia:

Google Hangouts

Es una de las mejores opciones por su facilidad de uso y su fácil acceso. Todo aquel con una cuenta Google puede usarlo, y es muy fácil añadir nuevos participantes. Puede usarse en Chrome, Firefox y Safari. Además, tiene la posibilidad de subir las conferencias a YouTube para compartirlas posteriormente con aquellos que no hayan podido acudir.

Skype

Quizás la opción más conocida, tiene la ventaja de que pueden usarla tanto los que tengan cuenta Google como los que tengan cuenta Hotmail. Gratuita hasta un límite de 10 participantes, permite compartir pantalla y consta de chat paralelo para cualquier anotación o enlace que se quiera compartir.

Zoom

Una de las plataformas más intuitivas del mercado, permite añadir hasta 1.000 participantes dependiendo del plan que se tenga contratado. Sus opciones de conferencia son muy amplias, pudiendo hacer llamadas de vídeo, solo de audio, solo con pantalla compartida…

Mantén mayor contacto con tus clientes

Seguro que has estado haciendovideoconferencias durante este tiempo. Puedes contarnos en los comentarios qué ta ha sido la experiencia de trabajar en remoto y si estos consejos que te hemos dado te han funcionado. Como en todo la práctica ayuda a mejorar y el trabajar cada vez más en remoto ayudará a mejorar tus capacidades de gestionar tu agenda por videoconferencia.

Witei ha sido una fuente inagotable de ideas y formaciones sobre el trabajo en remoto. Con Witei puedes gestionar toda tu inmobiliaria desde un móvil o un ordenador. Tu equipo sabrá en todo momento con qué cliente está trabajando y con qué inmueble. Tendrás una agenda que lo hará todo por ti y podrás ahorrar tiempo para captar mucho más.

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