Cómo organizar una videoconferencia exitosa con un cliente

Las videoconferencias siempre han sido un recurso utilizado por las empresas. En estos días, más que nunca, son imprescindibles para una buena comunicación. En este artículo te voy a contar por qué necesitas hacer videollamadas y cómo es la mejor forma de hacerlas.

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¿Por qué videoconferencia?

No son pocos los usos que se le han dado a las videoconferencias en estos últimos meses: clases online, webinars, mesas redondas, eventos…

Prácticamente en cualquier comunicación tanto a nivel interno de la empresa como a nivel externo han requerido del uso de herramientas para hacer videoconferencias y parece que han llegado para quedarse.

Hacer videoconferencias tiene numerosas ventajas:

• Ahorrar tiempo: evita desplazarse de un lugar a otro. Conectarse a una videollamada es tan fácil como hacer un click en la herramienta que estés utilizando en el ordenador.
• Facilita la comunicación: no solo puedes hablar a través de un micrófono sino que también puedes escribir en el chat que hay en la herramienta. De esta forma, facilita la comunicación y la participación de aquellos que son tímidos y que de otra forma,, no habrían participado.
• No se forman «alborotos»: muchas veces en las reuniones presenciales, los asistentes hablan entre ellos o se distraen mirando el móvil, lo que puede provocar que quién este hablando pierda el foco. En una videollamada, eso no ocurre. Normalmente se suelen silenciar los micrófonos evitando cualquier ruido e interrupción.
• Se crea una mayor comunidad: al tener un chat en el que se puede escribir sin interrumpir a quien esté hablando, muchas veces, los asistentes dejan comentarios o preguntan dudas que otros asistentes también pueden resolver en el momento. De esta forma, participan más personas y el sentimiento de comunidad y apoyo es mayor.

Buenas prácticas durante la llamada

A la hora de hacer una videollamada al estar normalmente en tu zona de confort, puede que te confíes y no mantengas una actitud adecuada para la ocasión. Ésto es lo que debes de tener en cuenta:

Ten buena postura

No estás hablando por teléfono. De hecho, los otros asistentes a la videoconferencia te están viendo (aunque no participes).

Por ello, ten buena postura delante de la pantalla. No estés tumbado, ni vayas en pijama. Actúa como si fueras a una reunión presencial.

No todos los lugares sirven para hacer una videoconferencia

Busca siempre un lugar en el que puedas escuchar bien Asegúrate de tener buena conexión a internet para no perderte nada ni para que se te escuche como un «robot» cuando hablas

Por tu parte, no te sitúes en un lugar con mucho ruido. Además, busca un espacio ordenado para que no distraiga a otros compañeros.

Buena iluminación

Asegúrate de que se te ve bien. Ni muy claro porque tengas una luz fuerte apuntándote o muy oscuro porque apenas tengas luz en la habitación.

Buena cámara y cascos

Busca una cámara que tenga buena calidad. Hoy en día no es complicado encontrar una cámara HD, e incluso en la mayoría de portátiles ya traen buena cámara. También es importante el audio. Ten un buen micrófono para que se te entienda bine.

Es importante, que tanto el vídeo como el audio lo pruebes antes de cada reunión para no causar retrasos o no perderte nada de la reunión.

Las herramientas más conocidas para hacer videollamadas

Éstas son los programas más conocidos y los que más se usan para hacer videoconferencias:

Google Hangouts

Es una de las herramientas más usadas. No tienes que instalar nada en el ordenador. Cualquiera con una cuenta de gmail tiene acceso a Hangouts. No tiene límite de usuarios. Es muy cómo de usar cuando pones una reunión en Google Calendar. Calendar te da la opción de «Añadir hangouts al evento». Llegado el momento, todos los asistentes con un solo click pueden acceder a la videollamada. Con Hangouts puedes silenciar el micrófono, tienes un chat para escribir y además puedes compartir la pantalla al resto de los asistentes.

Skype

Skype es otra de las opciones más conocidas. Para acceder a skyppe tienes que crearte una cuenta previamente Skype permite conectar a cualquier persona, independientemente del correo que tenga. De forma gratuita, permite un máximo de 10 personas. Para añadir más personas hay que contratar un plan premium. Al igual que Hanouts, puedes compartir la pantalla, tienes un chat para escribir y puedes silenciar el micrófono. Para usar Skype te lo tienes que descargar e instalar en el ordenador.

Zoom

Es otra herramienta que actualmente está teniendo mucho éxito. Tiene diferentes planes de precios y en función de la que eligas puedes añadir más participantes. A diferencia de skype y Hangouts puedes configurar más las reunión. Puedes añadir, un título, una descripción, la duración, los permisos que les quieres dar a los asistentes al entrar….

Para usar zoom también tienes que descargarte el programa en el ordenador.

Si quieres conocer más herramientas te interesa el siguiente artículo: Herramientas con las que trabajar en remoto.

Mantén mayor contacto con tus clientes

Seguro que has estado haciendo videoconferencias durante este tiempo. Puedes contarnos en los comentarios qué ta ha sido la experiencia de trabajar en remoto y si estos consejos que te hemos dado te han funcionado. Como en todo la práctica ayuda a mejorar y el trabajar cada vez más en remoto ayudará a mejorar tus capacidades de gestionar tu agenda por videoconferencia.

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