Lo habrás escuchado mil veces:

la correcta gestión del tiempo es la clave para el éxito

Y lo cierto es que es verdad. Aunque quizá no por los motivos que piensas.

El objetivo más alto tras una correcta gestión del tiempo es «hacer lo mismo en menos tiempo«. Lo que hagas con el tiempo que te sobre, es decisión tuya: puedes seguir abarcando más trabajo, con el consiguiente beneficio para tu vida laboral o dedicarte a tus hobbies, familia, ligues ocasionales, con lo que obtendrás beneficios en otros aspectos de tu vida.

En mi caso, mi hobby y, por así decirlo, «mi ligue ocasional» es mi trabajo. En este artículo te voy a dar las claves que me han permitido llegar al punto en el que me encuentro actualmente. Siguiendo las pautas marcadas aquí, podrás organizar mejor tu vida laboral, abarcando mucho más de lo que te imaginas. Si alguna vez has sentido que tenías más trabajo del que eras capaz de asimilar o que por hacer «cosas urgentes» estabas dejando de lado «todos esos temas importantes en el medio o largo plazo», este artículo es para ti.

Organización mediante «slots de tiempo»

Si algo sé de los agentes inmobiliarios es ésto: «nunca tienen tiempo». Llevo 4 años tratando diariamente con agentes, gerentes, coordinadores, vendedores, captadores… Todos y cada uno de los perfiles presentes en una inmobiliaria, pequeña o grande. Y todos tienen la misma respuesta cuando les presentas una idea que les gusta:

Ojalá, pero ahora no tengo tiempo

Y ese «ahora«, ten por seguro, se extenderá durante días, semanas, meses y años. Porque siempre surgen «cosas». Citas, reuniones, visitas, captaciones, notarios…

¿Crees que Jeff Bezos, CEO de Amazon, sería lo que es hoy si hubiera dedicado cada segundo de su tiempo a su trabajo: vender libros? La respuesta es obvia: no. Jeff tuvo una visión, una idea, pero como siempre, eso no es suficiente. Lo que realmente lo diferenció, fue la correcta gestión de su tiempo para poner en marca, para ejecutar, todas y cada una de las piezas que ha día de hoy han dado vida a Amazon. Tuvo que sacar tiempo para preparar su plan de negocio, hablar con inversores, reuniones, sesiones de brainstorm, reclutar a su primer equipo… Y todo ello sin perder el foco. Sin saltar de un tema a otro sin acabar el primer antes. Y es ahí donde entramos en lo más importante: ¿qué necesitas para llevar tu negocio inmobiliario donde realmente quieres?

Paso 1: define tus objetivos

Define tus objetivos en corto plazo (semana), medio plazo (trimestre) y largo plazo (año).

Empieza de más lejos a más cerca. ¿Qué quieres conseguir para este 2018? Apúntalo en una hoja de papel:

Muy bien, ya tenemos un objetivo. En mi caso, he marcado uno muy claro: facturar. Pero este objetivo puede ser: conseguir llegar a ser 10 oficinas, llegar al #3 del ranking de tu franquicia o todos ellos. Los objetivos deben ser ambiciosos y realistas.

Una vez tengas tu objetivo en el largo plazo, define tus objetivos en el medio plazo. Estos objetivos son el camino a seguir para alcanzar tus objetivos en el largo plazo. Cualquier cosa que no te lleve a ese objetivo, no debería estar aquí. Además, te ayudarán a encontrar cosas que estás haciendo ahora que no deberías, ya que no te acercan a ese objetivo. En medio plazo (trimestre) podemos encontrar cosas como:

  • Captar 10 viviendas
  • Vender 6 viviendas
  • Reclutar 2 personas para tu equipo
  • Posicionar tu marca en X página
  • Asistir a 3 eventos inmobiliarios

Y por último, tus objetivos en el corto plazo (semanal). Deben ser tareas pequeñas, realizables en tiempos muy cortos (30-45 min):

  • Llamar a 80 potenciales clientes vendedores
  • Negociar publicación en portal inmobiliario X
  • Escribir 2 artículos para blog
  • Publicar 5 posts en las redes sociales de tu inmobiliaria
  • Organizar una formación interna en tu inmobiliaria para usar mejor tu CRM.

Verás que aparecen muchas, muchas tareas. Calcula todas aquellas que puedes realizar en una semana. No te dejes nada. Debe estar absolutamente todo apuntado ahí. Si son demasiadas cosas, ya tienes tu primer reto en planificación: priorizar. Lo que no te dé tiempo en esta semana, deberá ir a la siguiente. Pero cuidado, no dejes para «más adelante» las cosas más difíciles o pesadas. Probablemente serán bloqueantes para otras tareas más sencillas que te conducirán poco a poco a tus objetivos.

Estarás pensando: «Gracias, Álvaro, ahora sólo veo una montaña de trabajo, completamente desorganizada que seguro no conseguiré terminar para el viernes».

Agrupa tus tareas según unas categorías

Como bien sabrás, ser un agente inmobiliario implica ser «maestro de muchas cosas». No solo es vender. No sólo es saber publicar correctamente en portales. Haz un esfuerzo y crea 4 ó 5 categorías donde puedas agrupar todas las tareas que tienes para ésta semana (tus objetivos a corto plazo).

En cuanto lo tengas, sigue al siguiente y último paso:

Organiza tu día en Slots de tiempo

Y aquí entra esas palabras mágicas que te comentaba antes: «Slots de tiempo». ¿Qué es un slot de tiempo? Ni más ni menos que un intervalo de tiempo. Aproximadamente 1h/1.5h. Estos intervalos cerrados nos ayudarán a agrupar tareas según su tipología. Y ese es nuestro siguiente paso: organiza tu día en fracciones de tiempo, asignadas a las categorías que has definido en el paso anterior. El objetivo es tener algo similar a ésto:

En mi caso, utilizo un simple calendario de google calendar. Herramienta gratuita a la que todos tenéis acceso. Uso un calendario completamente independiente al de las tareas reales, los objetivos para la semana. Este calendario sólo tiene un objetivo: marcarme el tiempo que debo dedicar a cada categoría de tareas. Gracias a ello, puedo estar seguro de que al final de la semana, todo estará hecho.

Si me ha sobrado tiempo: genial. Puedo dedicarlo a avanzar trabajo de la semana próxima.

Pero lo mejor viene ahora: ¿Qué pasa si me he quedado corto? ¿Qué ocurre si, como siempre, «no me dio tiempo a hacer todo lo que quería»? Gracias a haber trabajado en «slots de tiempo», habré podido «tocar todos los temas». No habré dejado nada de lado y habré avanzado en todos los frentes al mismo tiempo.

Y no puedo expresar con palabras lo fantástico que es ésto. De repente, verás como todos los temas que querías trabajar van avanzando. Nada se queda parado. Nada se deja «para otra semana». Avanzarás más rápido o más lento, pero avanzarás.

Bonus: La importancia del foco

Espero que ahora mismo estés deseando ponerte a probar esta nueva forma de trabajo. Pero antes de empezar, quiero que te concentres en un tema importante: el foco. Como verás, hemos dividido el día en slots de 1h a 2h. En este tiempo, puedes realizar entre 1 y 4 tareas diferentes. Pero cuidado: no todas a la vez. Cuando empieces con una tarea, asegúrate de que esa tarea es todo tu mundo. Nada puede interrumpirte. Nada puede molestarte. Nada puede distraerte. Ni llamadas, ni emails, ni visitas sorpresa.  Esto es tu foco. Cuando domines ésto, verás como tu capacidad para abarcar más trabajo se dispara.

Una simple interrupción, te resta 20 minutos de trabajo. Aunque sea una llamada de 2 minutos. Recuperar tu concentración te costará mucho tiempo.

Esto es lo que debes evitar. Interrupciones que te quiten el foco de tu tarea.

Quiero que pruebes esta forma de trabajar. Te costará semanas (o meses) dominarla. Pero cuando lo consigas, te aseguro que el esfuerzo habrá merecido la pena. Nada de dedicar tu tiempo a temas que no están alineados con tus objetivos. Nada de procrastinar. Nada de ir corriendo de un lado a otro o saltar entre tareas sin sentido.

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